Nous sommes nombreux à ne pas énormément réfléchir à notre signature de courriel. Nous envoyons des courriels tous les jours, souvent accompagnés d’un rapide “Envoyé depuis mon iPhone” ou d’un simple nom et numéro de téléphone. Mais il faut savoir qu’une signature courriel compte plus que ce qu’on pourrait croire. C’est un peu votre poignée de mains numérique, un genre de carte de visite virtuelle, et une manière subtile mais puissante de donner un coup de pouce à votre marque, surtout dans le paysage digital d’aujourd’hui.
Pour les professionnels et les entreprises canadiennes, une signature de courriel unique peut faire la différence dans la manière dont ils sont perçus. Que vous fassiez des études, que vous soyez en freelance ou que vous ayez une entreprise en pleine croissance, savoir comment créer une signature de courriel professionnelle, mémorable et qui correspond bien à votre marque est essentiel.
Alors penchons-nous sur les raisons pour lesquelles une signature courriel est aussi importante, les manières de créer une signature courriel qui se démarque, les modèles de signature ainsi que les meilleures pratiques à suivre pour vous assurer de toujours montrer votre meilleur profil !
- Qu’est-ce qu’une signature de courriel ?
- Pourquoi les signatures de courriel sont importantes ?
- Les types de signatures de courriel
- Comment créer une signature de courriel étape par étape
- Guide de création de signature de courriel par plateforme
- Gestion des signatures de courriel des équipes
- Exemples de signatures de courriel professionnelles
- Les meilleures pratiques en matière de signature de courriel
Qu’est-ce qu’une signature de courriel ?
Une signature de courriel est un bloc de texte (avec parfois des images ou des liens) qui apparaît automatiquement à la fin de vos courriels sur les plateformes de messagerie. C’est un peu votre carte de visite numérique.
Elle contient en général :
- Votre nom
- Votre emploi
- Le nom de votre entreprise
- Vos informations de contact (numéro de téléphone, site web)
- Vos réseaux sociaux et vos liens
- Parfois une photo de profil, un logo d’entreprise ou un appel à l’action
- Un avertissement (clause de non responsabilité, etc.)
Pourquoi les signatures de courriel sont importantes ?
Pour avoir une signature de courriel efficace, il ne suffit pas de partager vos informations de manière professionnelle ; il faut aussi permettre aux gens de vous contacter facilement, de se souvenir de vous et de vous faire confiance.
Voici selon nous les plus gros avantages d’une signature de courriel de qualité :
1. Une reconnaissance de la marque bien meilleure
Chaque courriel que vous envoyez est l’occasion de promouvoir votre marque. En ajoutant le logo, les informations et les couleurs de votre entreprise, voire même un court slogan, vous renforcez l’identité de votre marque à chaque message. Avec le temps, cette exposition constante renforce la reconnaissance de la marque et la confiance qu’elle inspire.
2. Plus de professionnalisme
Soyons francs, les courriels sans signature ou avec une signature vieillotte et peu travaillée ne donnent pas une image très professionnelle. Une signature de courriel bien pensée, jolie et moderne indique à vos destinataires que vous faites attention aux détails et que vous vous souciez de votre image. De plus, une signature électronique peut aussi représenter une méthode de signature de documents légalement reconnue.
3. Une meilleure portée et plus de visibilité
Inclure des informations pertinentes dans vos courriels professionnels, comme les liens vers vos réseaux sociaux ou vos derniers articles de blog, peut augmenter le trafic de votre site web et vous aider à développer votre présence en ligne. C’est une manière subtile de promouvoir votre entreprise sans forcer les ventes.
4. Des opportunités de marketing
Vous proposez une promotion spéciale, un événement ou un nouveau produit ? Votre signature de courriel est l’endroit idéal pour un appel à l’action. Une phrase simple comme “Allez voir nos dernières offres !” avec un lien peut très bien fonctionner. Créer une toute nouvelle signature courriel peut également être une manière efficace de promouvoir des offres spéciales ou des événements.
Mais il ne faut pas oublier que certains services de messagerie font passer la qualité des images de haute à basse, tenez-en compte quand vous ajoutez des images à votre signature courriel.
Les types de signatures de courriel
Si on pouvait classer les types de signatures courriel existants, voici les catégories principales qu’on pourrait trouver :
Les signatures courriel simples et subtiles
Une signature de courriel simple contient les informations essentielles, sans éléments non nécessaires. Votre nom, votre poste et vos informations de contact. C’est une signature idéale pour les étudiants ou ceux qui se lancent juste. C’est comme une boîte de texte contenant vos informations essentielles, que vous pouvez utiliser pour les communications quotidiennes.
Les signatures de courriel professionnelles
Plus avancées que les précédentes, elles contiennent des éléments graphiques et promotionnels comme le logo de votre entreprise, vos liens de réseaux sociaux et peut-être même une photo de profil. Elles sont adaptées à la plupart des professionnels et des entreprises.
Les signatures de courriel animées
Vous voulez sortir du lot ? Ces signatures courriel utilisent des GIF ou des icônes animées pour attirer le regard. Mais attention, il ne faut pas trop en faire, et tous les services de courriel ne sont pas compatibles avec les animations. N’oubliez pas non plus que trois ou quatre lignes suffisent, pour ne pas submerger le destinataire.
Signatures de courriel spécifiques à l’industrie
Certaines industries ont des exigences uniques. Par exemple, les professionnels de santé et les gens qui travaillent dans le droit peuvent avoir besoin d’inclure des avertissements, des clauses de non responsabilité ou des avis de confidentialité en cas de transfert des contenus du courriel. Vérifiez systématiquement les régulations en place dans votre domaine, surtout si vous envoyez des campagnes marketing spécifiques.
Voici quelques informations à prendre en compte :
- Juridique et financier : ajoutez des clauses de non responsabilité et des avis de confidentialité.
- Santé : ajoutez les notices de confidentialité exigées par la loi.
- Éducation : indiquez votre département ou domaine d’expertise.
- Vente et marketing : utilisez un appel à l’action efficace ou mettez en lumière une campagne en cours.
Signatures de courriels avancées pour aller plus loin
Vous voulez la signature la plus sophistiquée possible ?
Envisagez d’utiliser ces fonctionnalités avancées :
- Signatures électroniques : ajoutez une signature numérique pour plus de sécurité.
- Suivi des courriels : certains outils vous permettent de savoir quand vos destinataires ouvrent vos messages ou cliquent sur des liens.
- Analytiques : vous pourrez savoir combien de gens cliquent sur vos liens ou interagissent avec vos profils sur les réseaux sociaux.
- Appels à l’action personnalisés : ajustez votre appel à l’action selon le destinataire ou la campagne.
Comment créer une signature de courriel étape par étape
Créer une bonne signature de courriel n’a pas besoin d’être compliqué.
Voici comment obtenir une signature de courriel professionnelle, à la fois élégante et fonctionnelle :
1. Choisissez votre méthode
- Manuellement : vous pouvez taper vos informations personnelles pour les utiliser comme signature directement dans les paramètres de votre client courriel.
- Avec un générateur de signature courriel gratuit : un créateur de signature courriel comme Canva, Design.com, MyDesign, ou le service de création de logo de EasyHosting peut vous permettre de créer une signature professionnelle avec des modèles et plusieurs options de conception. Vous pouvez ajouter votre touche personnelle à ces éléments créatifs, sans les fabriquer de A à Z. Utiliser un éditeur de signature courriel est idéal si vous créez votre première signature électronique.
2. Rassemblez vos infos
Avant de créer des signatures de courriel pour votre équipe et vous, décidez de ce que vous voulez inclure.
Au minimum, il faudra :
- Votre nom complet
- Votre poste
- Le nom de votre entreprise
- Votre numéro de téléphone
- Votre adresse courriel
- Le lien vers votre site web
Facultatif :
- Liens de réseaux sociaux (LinkedIn, Instagram, etc.)
- Logo de l’entreprise ou photo de profil
- Appel à l’action (comme “réservez un entretien”)
3. Concevez votre signature
- Faites preuve de minimalisme : utilisez des polices faciles à lire et concentrez-vous sur 2 ou 3 couleurs qui correspondent à votre marque.
- Ajoutez des éléments visuels : incorporez des éléments de promotion de marque comme les logos, les icônes et même une petite photo de vous pour ajouter de la personnalité et améliorer l’ensemble de la présentation.
- Utilisez des séparateurs : de simples lignes ou espaces peuvent aider à séparer les infos et rendre votre signature facile à scanner.
4. Testez-la
Envoyez-vous un courriel test. Assurez-vous que votre signature est aussi jolie sur ordinateur que sur mobile et que tous les liens fonctionnent. La plupart des plateformes de messagerie appliquent les mêmes formats mais en cas de problème, mieux vaut régler le souci avant d’envoyer un courriel à un client.
5. Mettez-la à jour régulièrement
Si votre poste, votre numéro de téléphone ou votre site web changent, mettez à jour votre signature rapidement. Une signature obsolète peut créer pas mal de confusion ou vous faire passer pour un arnaqueur dans vos courriels professionnels.
Guide de création de signature de courriel par plateforme
Passons à la pratique. Comment créer une signature de courriel qui sort du lot dans mes communications professionnelles ? Où cliquer pour commencer la création de ma signature de courriel ?
Voici les étapes simples à suivre sur chaque plateforme :
Gmail
- Allez dans les paramètres de votre compte Gmail (l’icône de roue dentée) > cliquez sur Paramètres > Voir tous les paramètres.
- Descendez jusqu’à la section “Signature”.
- Copiez votre signature toute faite ou utilisez l’éditeur intégré.
- Enregistrez les modifications.
Outlook
- Dans Microsoft Outlook, allez dans Fichier > Options > Mail > Signatures.
- Créez une nouvelle signature ou modifiez une signature existante.
- Collez votre signature et ajustez le format si nécessaire.
- Enregistrez .
Apple Mail
- Allez dans Mail > Préférences > Signatures.
- Sélectionnez le compte courriel et cliquez sur “+” pour ajouter une nouvelle signature.
- Copiez ou saisissez votre signature.
- Faites la glisser jusqu’au compte souhaité.
- Pour insérer un fichier image, cliquez sur l’icône d’image dans le menu des paramètres et sélectionnez celle que vous avez choisie sur votre ordinateur.
Gestion des signatures de courriel des équipes
Si vous faites partie d’une entreprise ou d’une organisation, la cohérence est primordiale.
C’est beaucoup plus professionnel et ça permet de mieux respecter les normes légales tout en favorisant la reconnaissance de la marque. La création de plusieurs signatures de courriel selon les cas de figure est une bonne idée, parce qu’elle permet une gestion et un accès simple depuis divers appareils comme les téléphones et les tablettes.
Voici comment s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde :
- Création de signature centralisée : utilisez un générateur de signature ou un outil de gestion pour créer un modèle standard.
- Distribution au personnel : partagez le modèle et les instructions avec votre équipe.
- Surveillance et mises à jour : vérifiez régulièrement que les signatures de tout le monde sont à jour et correspondent aux directives de votre marque.
Exemples de signatures de courriels professionnelles
Voici quelques modèles pour vous aider à vous lancer :
Exemple simple
Jane Doe | Coordinatrice marketing
jane.doe@easyhosting.com | 416-555-1234
Exemple professionnel avec promotion de marque
Jane Doe | Coordinatrice marketing
EasyHosting.com jane.doe@easyhosting.com | 416-555-1234
[Icône LinkedIn] [Icône Twitter] [Icône Instagram]
Lisez notre dernier article de blog : www.easyhosting.com/blog
Exemple animé
Jane Doe | Coordinatrice marketing
[Logo animé de l’entreprise au format GIF]
jane.doe@easyhosting.com | 416-555-1234
Les meilleures pratiques en matière de signature de courriel
Récapitulons les règles d’or de la création d’une signature de courriel efficace :
- Rester bref : l’idéal se situe entre 4 et 7 lignes de texte.
- Être pertinent : il faut inclure uniquement les infos utiles pour le destinataire.
- Respecter l’image de la marque : utilisez les couleurs, les polices et le logo de votre entreprise.
- Inclure des liens vers les réseaux sociaux : permettez aux gens de vous trouver facilement.
- Ajouter un appel à l’action : une phrase simple comme “Restons en contact sur LinkedIn” peut être efficace.
- La tester sur tous les appareils : assurez-vous que votre signature soit cohérente partout.
- La mettre à jour régulièrement : mieux vaut ne pas mettre d’information que d’utiliser des informations obsolètes.
Sécurité et respect des normes de la signature courriel
La sécurité des signatures de courriel et leur respect des normes est désormais plus important que jamais.
Utiliser des générateurs de signature courriel, comme ceux proposés par Canva et MySignature, peut vous aider à créer des signatures qui respectent les normes très facilement. Ces outils vous donnent l’option d’ajouter des logos d’entreprise, des liens vers les réseaux sociaux et des clauses à vos courriels, pour une signature à la fois professionnelle et légalement valide.
Le respect des lois comme le Règlement général sur la protection des données (RGPD) en Europe et le CAN-SPAM Act en Amérique du Nord est essentiel. Ces régulations couvrent le marketing par courriel et la protection des données, ce qui rend impératif pour les entreprises d’ajouter les clauses de non responsabilité et les notifications de confidentialité nécessaires dans leurs signatures de courriel.
Améliorer la sécurité de sa signature courriel implique d’utiliser des protocoles sécurisés comme HTTPS et TLS pour crypter les communications. De plus, utiliser des services de messagerie réputés comme Gmail et Outlook peut protéger davantage vos interactions par courriel.
Mettre à jour et analyser régulièrement vos signatures de courriel vous permet de vous assurer qu’elles sont toujours en accord avec les lois et les règlements en constante évolution, tout en continuant à refléter l’identité de votre marque. Des outils de gestion centralisés peuvent simplifier le processus en permettant aux entreprises de contrôler et mettre à jour les signatures de courriel de tous les employés, peu importe leur département.
Les erreurs courantes à éviter
- Une des erreurs les plus fréquentes est d’ajouter trop d’informations. Surcharger votre signature avec plusieurs numéros de téléphone, adresses courriel et liens de réseaux sociaux peut avoir un effet contraire. N’utilisez que les infos essentielles pour un résultat clair et concis.
- Utiliser des images ou des graphiques de mauvaise qualité, comme un logo pixelisé, peut nuire à votre image professionnelle. Assurez-vous que toutes les images sont en haute qualité et optimisées pour différents appareils.
- Oublier d’ajouter des informations essentielles comme votre nom, votre poste et vos informations de contact peut rendre la tâche difficile aux destinataires qui doivent vous identifier et répondre à votre courriel. Assurez-vous que les bases sont toujours présentes.
- Utiliser trop de polices, de couleurs et d’options de formatage différentes peut créer une signature qui manque de professionnalisme et de cohérence. Utilisez les polices et les couleurs de votre marque pour garder une apparence cohérente.
- Ne pas tester votre signature de courriel sur différents appareils et services de messagerie comme Apple Mail peut causer des problèmes de formatage. Envoyez toujours des courriels tests pour vous assurer que votre signature s’affiche correctement. Pensez au fait que de nombreux clients envoient des courriels avec des services que vous ne connaissez pas forcément. Si vous vous posez des questions sur les services d’hébergement de courriel, nous avons un article complet sur ce sujet : Les meilleurs services d’hébergement courriel au Canada pour des communications professionnelles
- Des mises à jour régulières sont primordiales. Une signature courriel obsolète fait perdre du temps aux gens et montre un manque de professionnalisme. Évaluez et mettez à jour votre signature pour qu’elle reste actuelle.
- Tenez compte de votre clientèle cible et de l’objectif de vos courriels quand vous concevez votre signature. Une signature bien pensée peut promouvoir votre marque de manière efficace et vous aider à atteindre vos objectifs.
Conclusion
Votre signature de courriel est un petit détail qui peut avoir un gros impact.
C’est votre chance de faire preuve de professionnalisme, de promouvoir votre marque et de permettre aux gens de vous contacter facilement. Que vous commenciez juste ou que vous souhaitiez apporter un peu de modernité à la présence en ligne de votre entreprise, savoir comment créer une signature de courriel intéressante, qui représente bien votre marque et fréquemment mise à jour est essentiel. Les courriels professionnels avec des signatures adaptées et des phrases de conclusion efficaces laissent une impression durable et montre le professionnalisme de vos communications.
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FOIRE AUX QUESTIONS
Pourquoi a-t-on besoin d’une signature de courriel ?
Une bonne signature de courriel vous permet d’être plus professionnel, de promouvoir votre marque et de permettre aux gens de vous contacter facilement. C’est une méthode simple pour vous démarquer et pour que les gens se souviennent de vous.
Comment créer une signature de courriel ?
Vous pouvez en créer manuellement dans les paramètres de votre messagerie ou utiliser un générateur de signature de courriel pour un résultat plus professionnel.
Que doit-on inclure dans une signature de courriel ?
Au moins votre nom, votre poste, votre entreprise et vos informations de contact. Pour encore plus d’impact, ajoutez votre logo, les liens vers vos réseaux sociaux et un appel à l’action.
À quelle fréquence mettre à jour sa signature de courriel ?
Mettez votre signature à jour dès que vos infos de contact, votre poste ou vos visuels marketing changent. Réévaluez-la tous les quelques mois.
Peut-on avoir différentes signatures pour différents comptes courriel ?
Absolument ! La plupart des services de messagerie vous permettent de créer plusieurs signatures pour différents comptes ou objectifs.
Est-ce que les signatures animées sont une bonne option ?
Elles peuvent l’être, mais il est préférable de les utiliser occasionnellement. Assurez-vous aussi que votre animation est subtile et ne pénalise pas le message quand vous rédigez un courriel. Assurez-vous également qu’elle s’affiche correctement sur tous les appareils.
Comment s’assurer que sa signature fonctionne aussi sur mobile ?
Optez pour une signature simple, utilisez des polices assez grandes et évitez les images trop larges dans vos courriels. Envoyez toujours un courriel de test sur votre téléphone avant de l’utiliser.
