Soyons honnêtes, les courriels peuvent être une source de chaos pour les entrepreneurs occupés. On peut conclure un contrat et le moment d’après, se perdre dans un océan de messages non lus, de courriels de suivis manqués, de pourriels sans fin et de boîte de réception qui déborde. Peu importe comment vous gérez ces éléments, la productivité liée aux courriels n’est pas un simple terme technique mais quelque chose de vital pour que votre entreprise tourne de manière fluide et pour vous éviter un certain stress.
Et si vous pouviez gérer tout ça en passant moins de temps dans votre boîte de réception, et en réduisant le temps passé à s’occuper des courriels ?
C’est le sujet que nous allons aborder aujourd’hui, avec des astuces de productivité pour courriels, comme la rédaction de courriels clairs et concis afin d’améliorer l’efficacité de la communication, et quelques fonctionnalités EasyHosting puissantes que chaque entreprise canadienne devrait connaitre.
- Créer des habitudes de gestion de courriel durables
- L’organisation des courriels : la base de votre productivité
- Astuces pour une communication claire par courriel
- Améliorer la productivité avec des flux de travail et des automatisations
- Les outils de productivité par courriel d’EasyHosting
Créer des habitudes de gestion de courriel durables
Avant de passer aux astuces, brisons un mythe : organiser sa boîte de réception n’est pas supposé être aussi difficile et vous n’avez pas besoin d’être un professionnel de la technologie pour y arriver.
Vous avez des habitudes chaotiques en ce qui concerne les courriels ? Nous comprenons ! Mais créer votre propre rythme peut faire la différence entre survivre et prospérer.
- Prévoir des créneaux pour vos courriels : au lieu de passer tout votre temps sur votre boîte de réception, planifiez des moments pour consulter vos courriels et y répondre, en bloquant des mini créneaux courriels pendant votre journée de travail. Vous pouvez par exemple les consulter avant le repas de midi et avant d’arrêter le travail. Ça permet de limiter le stress et de se concentrer sur le véritable travail.
- Utiliser des outils de productivité : automatisez tout ce que vous pouvez ! Paramétrez des filtres de courriel et des réponses automatiques facilement, pour avoir moins de travail de tri manuel et pour accomplir plus de choses dans la journée.
- Établir les priorités : tous les courriels ne méritent pas une réponse instantanée. Triez les messages selon leur urgence et leur importance. En regroupant les réponses aux courriels non urgents, vous gagnerez plusieurs heures par semaine. Des messages clairs et concis permettent aussi d’éviter les échanges par courriel trop longs.
- Rédiger des messages clairs : écrivez des courriels concis et évitez le jargon technique pour plus de clarté. Utilisez des listes, des paragraphes courts et une ligne d’objet claire pour rendre la communication rapide et efficace.
- Appliquer la règle de l’action immédiate : quand vous ouvrez un courriel, prenez une décision immédiatement. Vous pouvez répondre, archiver/supprimer, déléguer à un autre membre de l’équipe, ou remettre à plus tard en l’ajoutant à une liste de choses à faire. Ne laissez pas vos courriels traîner dans votre boîte de réception après leur lecture.
L’organisation des courriels : la base de votre productivité
Voici la bonne nouvelle : une boîte de réception vraiment organisée vous permet d’améliorer votre productivité de façon significative. Il faut également garder en tête qu’il existe des outils qu’on n’imagine même pas.
Cherchez les fonctionnalités suivantes dans votre service de messagerie et utilisez-les à votre avantage !
- Dossiers et filtres : créez des dossiers distincts pour le travail, les infolettres, les clients, la famille, et tout ce que vous voulez. Utilisez des filtres pour router automatiquement les courriels et ne pas perdre de temps à faire le tri à la main. Envisagez de mettre en place plusieurs boîtes de réception selon les objectifs, comme le travail, la vie privée, etc, afin de préserver l’organisation. Séparer les courriels personnels des courriels professionnels vous aident à garder votre professionnalisme et évite les boîtes de réception trop encombrées.
- Modèles et réponses intelligentes : gagnez du temps avec les réponses pré-rédigées pour les questions courantes. Paramétrez des modèles de courriel depuis votre tableau de bord.
- Archiver et supprimer: N’ayez pas peur de supprimer les courriels ! Archivez les messages quand vous avez terminé. Ne gardez que les messages actifs ou sur lesquels vous pouvez agir dans votre boîte de réception.
- Étiquettes de courriel : indiquez les contacts VIP, les factures, ou les éléments exploitables comme “importants” pour ne rien rater.
- Transfert automatique : mettez en place des règles de transfert automatique sur un autre compte ou même à une autre personne afin de partager les responsabilités et la gestion.
- Alias par courriel : utilisez des alias pour gérer les différents types de communication. Ça vous permet de vous assurer que les messages importants envoyés à la même adresse courriel sont bien traités.
- Planification et suivi : programmez des courriels à envoyer plus tard ou définissez des rappels pour le suivi, afin de ne rien laisser au hasard.
Vous vous demandez quelles sont les tendances au Canada ? Consultez notre liste des Meilleurs services d’hébergement de courriel au Canada pour une communication professionnelle
Astuces pour une communication par courriel claire
L’organisation des courriels ne se résume pas à avoir les meilleures fonctionnalités paramétrées. Les bonnes habitudes en matière de courriel ne sont pas une simple histoire d’organisation, elles dépendent aussi de la façon dont vous communiquez. Améliorez votre communication par courriel grâce à ces tactiques:
- Soyez très clair : utilisez des lignes d’objet directes et descriptives (“Facture d’avril”, “Résumé mensuel”, etc.)
- Optez pour des messages courts : segmentez les informations pour faciliter leur compréhension. Des listes à puce et des paragraphes courts peuvent vous aider !
- Évitez le jargon technique complexe : vous voulez que vos messages soient lus et intégrés, pas déchiffrés péniblement. Une communication claire aide à limiter les courriels non nécessaires en facilitant la compréhension et en réduisant le suivi.
- Ajoutez des appels à l’action : “Merci de lire le message et d’y répondre avant vendredi,” ou “Cliquez ici pour réserver une consultation” donne à votre destinataire une ligne de conduite claire. Définissez des temps de réponse pour améliorer la communication et vous assurer de répondre à temps.
- Activez le suivi des messages importants : intégrez des accusés de lecture et des objets de suivi afin de savoir quand le courriel est ouvert.
Pour améliorer vos efforts de marketing ou de communication par courriel, nous vous conseillons de consulter notre guide complet : 10 astuces pour un marketing par courriel efficace
Améliorer la productivité avec les flux de travail et les automatisations
Personnaliser votre service de courriel est l’une des meilleures manières de prendre le contrôle de votre boîte de réception et d’améliorer votre productivité. De nombreux services de messagerie modernes offrent des fonctionnalités de flux de travail et d’automatisation, qui vous permettent de vous organiser et de trouver rapidement ce que vous cherchez.
Profitez de ces outils, ils vous font gagner du temps et vous permettent d’être cohérent dans vos communications professionnelles. Vous voulez enfin voir une boîte de réception vide ?
- Listes de choses à faire : de nombreux services de courriels et suites de productivité s’intègrent directement à votre boîte de réception. Utilisez les étiquettes et les étoiles pour transformer les courriels en listes d’actions. Définissez des rappels pour le suivi des courriels importants et pour vous assurer de ne rien rater.
- Outils d’automatisation : connectez votre boîte de réception à votre calendrier et vos gestionnaires de tâches, pour synchroniser les messages “urgent” automatiquement à vos listes de choses à faire. Automatiser les tâches répétitives vous fait gagner du temps et de la productivité.
- Raccourcis clavier : apprenez quelques raccourcis clavier pour placer le courriel dans un dossier, l’archiver, y répondre ou l’effacer très rapidement.
- Désactiver les notifications de courriels : planifiez des moments “sans distraction” en mettant les notifications en silencieux pour créer des périodes de travail sans interruption.
Évaluer et analyser : évaluez régulièrement les statistiques de votre boîte de réception ainsi que vos habitudes. La plupart des services vous proposent un tableau de bord permettant de voir les tendances et d’avoir une idée de votre efficacité. Utilisez les conseils de productivité issues des analyses pour optimiser votre gestion des courriels et suivez les courriels non lus pour préserver votre efficacité et éviter que des messages importants passent à la trappe.
Les outils de productivité par courriel d’EasyHosting
Si vous cherchez le service de courriel idéal pour améliorer votre productivité, vous êtes au bon endroit : EasyHosting vous facilite la tâche, comme son nom l’indique !
Comment ? Notre gestionnaire courriel donne accès à des outils de qualité comme des filtres avancés contre le pourriel, des alias et plusieurs outils qui vous aident à automatiser et optimiser vos flux de travail courriel, tous conçus pour vous aider à améliorer votre productivité en un clin d’œil.
Nos fonctionnalités de gestion de boîte de réception vous permettent de créer des filtres spécifiques pour différents types de courriel et d’organiser les messages par type, par niveau et par adresses.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement de ce service, allez voir l’article de base de connaissances sur le gestionnaire de courriel ainsi que la gamme complète de services de courriel d’EasyHosting.
Le gestionnaire de courriel d’EasyHosting deviendra votre nouvel assistant de productivité. Voici ce à quoi vous aurez accès :
- Filtres à pourriels et virus : des filtres personnalisés peuvent éviter les pourriels avant qu’ils ne colonisent votre boîte de réception. Paramétrez des filtres pour supprimer, signaler ou mettre en quarantaine les courriels suspects. Filtre les courriels entrants de manière efficace pour gérer les gros volumes et préserver l’organisation de votre boîte de réception.
- Listes blanches et listes noires : c’est la solution pour que les courriels venant de VIP soient automatiquement envoyés dans votre boîte de réception tout en bloquant les pourriels. Ça vous permet de ne pas rater les courriels urgents et vous pouvez ajouter jusqu’à 255 adresses.
- Alias courriel : créez des adresses courriel groupées (comme support@, info@) pour envoyer les courriels dans votre boîte de réception ou à toute l’équipe afin de partager facilement les responsabilités.
- Boîte de réception fourre-tout : choisissez une boîte de réception qui reçoit tous les courriels avec la mauvaise adresse à destination de votre domaine. Mais faites preuve de prudence, ce type de boîte peut devenir un aimant à pourriel.
- Analyse des virus : analysez les courriels à la recherche de virus pouvant nuire à votre compte ou à votre ordinateur.
Pour terminer
Une boîte de réception bien organisée n’est pas une simple question d’esthétisme. C’est une manière efficace de réduire le niveau de stress et d’optimiser sa productivité. Pour éviter d’être submergé par les courriels, mettez en place nos astuces petit à petit.
N’oubliez pas non plus que les outils de productivité et les fonctionnalités avancées des services de courriel modernes comme EasyHosting peuvent changer la donne de la gestion de votre boîte de réception. Ces astuces de productivité vous aident à rester organisé, réduisent l’énergie mentale dépensée sur la gestion des messages et font baisser votre stress.
Utilisez ces stratégies et outils pour maintenir l’organisation de votre boîte de réception mais aussi pour améliorer votre efficacité et gagner du temps. Le résultat ? Vous pourrez vous concentrer sur le reste du travail, répondre rapidement aux requêtes des clients et aux demandes de rendez-vous, et profiter d’une journée de travail plus productive et moins stressante.
Si vous voulez optimiser votre boîte de réception avec EasyHosting, jetez un œil à nos forfaits courriels et offrez-vous la productivité que vous méritez. Contactez notre équipe pour bénéficier de conseils d’experts et d’assistance en cas de besoin !
support@easyhosting.com
Appelez-nous au: 1-888-390-1210
Vous voulez d’autres astuces ? Consultez le blog EasyHosting pour découvrir les dernières tendances et stratégies ainsi que les secrets de l’industrie pour développer votre entreprise en ligne !
FOIRE AUX QUESTIONS
Les filtres à courriel, qu’est-ce que c’est et pourquoi les utiliser ?
Les filtres à courriel sont des règles à paramétrer pour trier, signaler, supprimer ou transférer les emails entrants automatiquement selon des critères comme l’expéditeur, les mots clés ou l’objet. Ils permettent d’éviter les pourriels, de nettoyer votre boîte de réception et de vous assurer que les courriels importants sont faciles à trouver.
Qu’est-ce qu’un alias de courriel et comment peut-il améliorer mon flux de travail ?
Un alias est une “fausse” adresse courriel qui transfère les messages dans votre vraie boîte de réception. Vous pouvez par exemple paramétrer l’adresse ventes@votre-entreprise.ca pour que les messages soient transférés à vous et à votre équipe commerciale, ou encore les utiliser pour les adresses mal saisies afin de ne jamais manquer un seul message.
Peut-on automatiser les réponses et les courriels de suivi ?
Absolument ! Paramétrez des réponses automatiques ou planifiez le suivi pour ne pas avoir à mémoriser tous les détails. La plateforme d’EasyHosting rend ce paramétrage simple et rapide.
Comment garder une bonne organisation sans passer la journée dans sa boîte de réception ?
Mettez une routine en place : prévoyez de la consulter plusieurs fois par jour, automatisez ce que vous pouvez, videz votre boîte de réception toutes les semaines et ne gardez que les messages les plus importants.
Que faire si j’ai besoin d’aide ou si je rencontre des difficultés ?
EasyHosting offre une assistance 24/24, 7/7 et 365 jours par an par courriel et par chat en direct. Vous aurez toujours accès à l’assistance en cas de besoin.
